Das Bundesfinanzministerium verpflichtet ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen dazu, Rechnungen an Geschäftskunden ausschließlich in elektronischer Form auszustellen. Diese Maßnahme zielt darauf ab, insbesondere Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen. Des Weiteren ist geplant, zu einem späteren Zeitpunkt ein elektronisches Meldesystem einzuführen, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gesendet werden können.

01.01.2025 Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. Sie als B2B-Rechnungsempfänger müssen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen, zu archivieren und zu verarbeiten.

01.01.2027 Unternehmen > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden.  Unternehmen mit < 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden.

01.01.2028 Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden. EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.

Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor.

Sonstige Rechnungen sind Rechnungen in einem anderen elektronischen Format, das nicht der EN 16931 entspricht, oder Rechnungen auf Papier.

Ein PDF ist keine E-Rechnung Eine E-Rechnung darf nicht mit einer Rechnung im PDF-Format verwechselt werden, welche z.B. per E-Mail versendet wird. Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Da es sich um einen europäischen Standard handelt, gibt es in jedem Mitgliedsstaat darauf basierende E-Rechnungsformate (z.B. .xml).

Nehmen Sie die absehbare Pflicht zur E-Rechnung zum Anlass, Ihre Prozesse rechtzeitig zu optimieren. Wir unterstützen sie bei der erfolgreichen Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen. Die Gestaltung neuer Prozesse ist immer eine Herausforderung und wird sicherlich Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Wer frühzeitig beginnt, profitiert eher von den sich daraus ergebenden Vorteilen. Denn die E-Rechnung setzt einen neuen Standard für den Rechnungswesen-Prozess zwischen Ihnen und Ihrer Steuerberatungskanzlei. Medienbruchfreie, digitale Workflows verkürzen die Bearbeitungszeit nachhaltig. Je strukturierter Sie die Einführung der E-Rechnung angehen, desto reibungsloser gestaltet sich die Realisierung.

Tobias Heilmeier ist Betriebswirtschaftsabsolvent der Universität Augsburg mit Schwerpunkten in Steuerlehre, Wirtschaftsprüfung und Controlling. Er bringt umfangreiche Erfahrung als Steuerberater in renommierten Gesellschaften mit und betreut mittelständische bis börsennotierte Unternehmen als Partner in einer Kanzlei.